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学校办公室各岗位责任
来源:   作者:   发布:2019-02-25 17:03:11  

(一)校办主任责任

1.      主持学校办公室全面工作(兼任党办主任)。

2.      协助校领导处理学校的日常行政事务及党务工作。

3.      负责学校办公室队伍建设。

4.      负责上级部门及兄弟院校往来公文、信函、电文等的处理。

5.      主持学校办公室每周一次的工作例会。

6.      统筹协调学校各项工作、保持学校稳定有序的工作秩序。

7.      审核以学校和学校办公室名义发出的公文、上报材料、函件、报表等。

8.      统筹协调学校重要会议和大型活动的有关工作。

9.      统筹上级机关及兄弟院校的领导、专家教授来校调研、考察和交流的接待工作。

10.  统筹组织、落实学校领导交办的其他工作。

(二)副主任责任

1.      负责外事科的日常工作。

2.      负责董事长、校长、主任交办的其他各项工作。

(三)综合科科长责任

1.      协助主任做好学校办公室的日常管理工作。

2.      负责对接党务、工会、宣传方面的有关工作。

3.      负责全校性各类大型会议及大型活动的会务工作。

4.      负责日常的接待及信访工作。

5.      负责对外联络、学校部分有关材料及文稿的起草工作。

6.      负责学校各类印章管理及使用。

7.      负责档案室、接待室、会议室的管理工作。

8.      负责学校有关数据、有关信息的收集及统计工作。

9.      完成主任交办的其他工作。

(四)秘书科科长责任

1.      负责学校对内对外的发文及有关材料的起草和上报工作。

2.      负责起草学校年度工作计划、年度工作总结及校长年度工作报告。

3.      负责校领导参加各类会议、各类活动讲话稿的撰写。

4.      参加校务会议并做好记录、会后将校务会决议的事项等整理归纳撰写会议纪要送校长签发。

5.      负责学校办学许可证、单位登记证书等有关证件的年检工作。

6.      完成校领导和办公室主任交办的其他工作。

(五)外事科科长责任

1.      贯彻执行国家对外方针政策、涉外法规以及上级外事机关和学校关于外事工作的批示和决定。

2.      草拟学校外事工作的规章制度和工作规划,协调学校的涉外活动,归口管理各学院各单位与国(境)外教育机构与社团的交流活动及学校的其他涉外事务。

3.      负责学校教师、学生因公出国(境)访问(留学、游学、任教、工作、学术交流与合作及参加学术会议)相关材料的审核及报批事宜。

4.      负责校级短期出国(境)访问团组相关材料审核、报批及其他相关工作。

5.      协助人事处招聘所需外教,负责学校聘用外专外教的审核、报批事宜。

6.      协助相关单位邀请、组织、接待国(境)外团组和专家来我校进行讲座和短期培训活动。负责来校参观外宾的接待工作和学校举办国际学术会议的联络、组织、接待及协调工作。

7.      负责拟定学校的国际教育交流与合作计划,并组织实施,协助各有关单位做好国际交往与联系工作;起草协议,收复信件、传真及文本的双向翻译。

(六)档案室主任责任

1.负责档案室的全面工作。

2.贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》,认真学习,宣传贯彻上级有关档案工作的方针、政策和学校档案工作的规章制度。

3.负责草拟学校档案室的发展规划,年度工作计划和年度工作总结,草拟(修订)学校档案工作的各项规章制度。

4.组织档案专兼职人员开展档案工作理论研究和业务学习,不断提高理论水平和工作能力。

5.负责督促学校各部门按照学校档案管理工作的要求做好本部门的档案工作,并按规定和要求整理、移交学校档案室保管的各类档案资料。

6.认真做好档案室的安全保护和保密工作。

7.参加上级部门和档案系统组织的各类会议和活动,并传达会议精神和落实有关业务工作。

8.认真做好上级主管部门对学校档案工作的指导和检查工作。

9.严格执行档案借阅制度,阅档者必须办理有关手续,填写《档案借阅登记》手续。借出档案要及时催还,若发现档案丢失,要及时处理,追查当事人责任。

10.完成校领导和办公室主任交办的其他工作。

(七)文书干事责任

1.   负责上级机关及学校各收文平台的收文、登记、呈批、转递、督办、落实、归档工作。

2.   负责校内各部门呈报给学校领导的请示、报告和工作汇报等文字材料的登记、呈送、转递、落实、归档工作。

3.   负责学校文件的登记编号、用印、上报下发、归档工作。

4.   负责校务会议议题的收集、汇总、整理成册,并送校长审定工作。

5.   负责学校办公室公共资产的管理工作。

6.   完成校领导和办公室主任交办的其他工作。

(八)行政事务干事责任

1.   负责办公室承办的所有会议的会务工作。

2.   负责学校的函件、包裹、快递、机要等邮件的邮寄及各类信件、传真的处理工作。

3.   做好会议室的使用申请登记,统筹会议室的使用管理,熟练掌握会议室、接待室各项设备的使用方法。

4.   负责办公室及校领导公务经费的借支和报帐工作。

5.   拟定学校领导及校办办公用品的计划并报批,做好办公用品领取、管理和发放。

6.   负责办公室接待物资及领导存放物资管理。

7.   负责学校各类印章的使用及行政介绍信和证明信开具。

8.   完成校领导和办公室主任交办的其他工作。

(九)接待工作干事责任

1.负责上级机关、兄弟院校、企业等单位的领导、专家教授来校调研、考察、学术交流人员的接待工作,熟练掌握会议室、接待室各项设备的使用方法。

2.负责校办的考勤统计工作。

3.负责收集学校每月各部门工作总结及工作计划的汇总工作。

4.参与由学校办公室承办的所有会议的会务工作。

5.完成校领导和办公室主任交办的其他工作。

(十)档案管理员责任

1.在档案室主任(目前档案室主任缺位的情况下,由综合科科长代管)的领导下,负责全校档案的日常管理工作。

2.做好院校(包括校办)各类文件档案的收集、整理、分类、归档立卷,档案资料的借阅、登记、归还等工作。

3.组织各部门档案人员学习和贯彻执行上级有关档案工作的方针、法规。定期组织各部门专(兼)职档案人员的业务培训。

4.制定档案工作计划和发展规划、年度工作总结。

5.负责与上级有关档案主管部门取得业务联系,使之指导我校档案工作的开展。

6.制定档案工作的各项规章制度,并定期检查实施情况。

7.负责结合本校档案工作的实际情况,对全校档案工作的改革与发展提出意见和建议。

8.负责对学校各类印章的统一刻制和集中备案。负责旧印章的回收、保管和处理。

9.做好办公室报刊杂志的处理和分发工作。

10.负责学校大事的记录工作。

11.完成校领导和办公室主任交办的其他工作。


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