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学校办公室各科室职责
来源:   作者:   发布:2019-02-25 16:59:56  

(一)综合科职责

综合科是学校办公室下设机构,负责组织落实全校范围内的重要会议、重大活动,印信管理、对外联络和接待、机要工作、本部门档案工作、报刊订阅等。综合科是学校内外联络及服务的枢纽和窗口。其主要职责如下:

1.      负责全校性重要会议和重要活动的会务工作。

2.      负责校务会的会务工作,包括会议通知、会议室安排、材料印发等。

3.      服务领导,负责安排董事会领导、校领导用车及其接待用餐等事务,做好有关服务工作。

4.      负责董事会、校行政、校党委及学校办公室印章的管理,负责校内单位刻制公章的审核及备案工作。

5.      负责学校介绍信和证明信的管理和出具。

6.      开展对外联络,组织协调学校公共关系、校际合作工作。

7.      负责落实上级单位、兄弟院校来我校参观、考察、调研的相关接待工作。

8.      负责会议室使用和管理。

9.      负责校领导和办公室报刊、杂志的订阅工作,负责董事会领导和校领导的报刊、杂志的分送工作。

10.  负责本部门的档案管理工作。

11.  负责学校办公室考核材料的准备和初审。

12.  协助应对学校紧急突发事件处理工作。

13.  负责对接党务、校工会下达的有关工作。

14.  负责各接待室、会议室的电器使用、维护与保修。

15.  完成上级单位和校领导、办公室主任交办的其他临时性工作。

(二)秘书科职责

秘书科是学校办公室下设机构,其主要职责如下:

1.文书工作职责

学校办公室文书工作,主要承担学校与校内外各单位往来公文的收文和发文办理、机要工作、保密工作以及相应的督办、归档等工作,在全校公文处理中发挥中心枢纽的作用。其主要职责如下:

(1)   负责校内来文的收文处理工作,包括校内各单位的请示、报告等正式文件的签收、审核、登记、送签、回复、归档等工作,以及非正式文件的上传下达;

(2)   负责校外来文的收文处理工作,包括上级机关及其它外单位公文、便函、传真、电话(电传)记录的启封、登记、送签、回复、归档等工作;

(3)   负责学校行政和党委文件的发文办理工作,包括部分文件的草拟、审核、登记、送签、复核、缮印、用印、送发、归档等工作;

(4)   宣传执行党和国家有关机要、保密工作方针、政策和法规,负责机要文件、档案的签收、传阅和保管等工作,保证机要文件接收渠道畅通、传达及时准确,按照密级文件管理规定及时向主管机关清退;

(5)   负责以学校或校领导个人名义发出的邀请函及其它公文的复核、校对、登记、存档等工作;

(6)   对学校党政领导交办或批示要求督查的事项进行催办和督查;

(7)   负责与学校规章制度建设有关的工作,规范学校规章制度的制定、修改和废止,并定期发布;

(8)   负责学校收文的数字化工作;

(9)   完成学校领导和办公室主任交办的其他临时性工作。

2.秘书工作职责

    校办秘书工作,主要负责安排、落实学校党政领导的各项重要活动和重要会议,起草学校的重要文稿和校领导的重要讲话稿,负责学校工作计划、总结、报告等重要的综合性材料的草拟,督办学校领导交待的各项工作,为领导决策提供参考信息,在学校办公室工作中发挥秘书班子、写作班子、参谋班子的重要作用。其主要职责如下:

(1)   起草或初审学校的重要文稿和校领导的重要讲话稿、校长年度工作报告、学校工作计划、工作总结等;

(2)   协助安排校领导工作日程,整理、报送领导重要活动信息;

(3)   安排、落实校领导召集的有关专题办公会,撰写会议纪要;

(4)   负责校领导阅批公文的传递,督促、落实有关工作任务;

(5)   协助校领导接待上级部门领导、兄弟院校领导来访,处理来电、来函;

(6)   为校领导提供信息资料服务;

(7)   负责学校上报材料的撰写或初审;

(8)   全面了解学校各部门开展的重要工作、活动以及值得推广的经验等,参与全校性重要会议,整理相关材料;

(9)   编制《广州华夏职业学院年鉴》或大事记;

(10) 编辑、初审学校介绍材料;

(11) 负责校长信箱中反映问题的处理、催办和落实工作;

(12) 完成校领导和办公室主任交办的其他临时性工作。

(三)外事科职责

外事科是学校办公室下设机构,是学校按照国家外交政策和教育外事政策,处理全校外事工作归口科室。本着积极主动面向世界,确保外事工作为学校的发展创造条件、为教学和科研服务的原则,外事科的主要职责是:

1.制定外事制度和规划 

(1)   根据上级主管部门有关外事工作的文件精神,结合学校具体情况,制定本校外事规章制度、外事工作纪律,做好外事保密工作;

(2)   配合学校相关部门做好学校国(境)外合作办学项目的管理工作,负责新的合作办学项目的筹备、申请、报批及实施。

2.出访工作

(1)   负责制定出国(境)访问、交流、培训的年度计划;协助做好学校出国(境)组团考察、培训等外事管理工作;

(2)   负责办理短期(半年以内)出国(参加国际会议、访问、考察、培训、讲学、科技合作、游学)的校内审批手续及派出人员申报,签证等手续;

(3)   负责派出人员出国(境)前的行前教育、经费预支及派出人员回国后总结及财务报销工作。

3.与国(境)外的合作与交流

(1)   负责学校邀请的国(境)外来访专家和团组的报审并协调各院(部)的来访专家和团组的联络、接待、服务和翻译工作;

(2)   办理国(境)外客座教授、名誉教授等学衔的资格审查、报批等相关工作;

(3)   审理与报批与国(境)外学校、研究机构和公司等机构签定合作与交流协议或合作意向书的有关工作。

4.交换生和留学生管理工作

(1)   负责遴选本校学生赴国(境)外参加短期研修,留学、交流,以及行前教育等工作;

(2)   负责本校学生及毕业生出国留学所需材料的出具与办理工作,以及为学校师生提供相关涉外事务的咨询服务;

(3)   负责国(境)外短期研修生研修期间的指导工作和归校后的学分互换工作;

(4)   负责招募和组织学生赴国(境)外游学工作。

5.负责外籍教师的管理工作

(1)    协助人事处推荐、选拔及聘请外籍教师;

(2)    负责办理外籍教师来华工作的合同、入境签证、居留证、专家证、健康检查等来华工作的有关手续;

(3)    协助各部门处理外籍教师在校工作期间的授课安排、工资发放、宿舍安排以及其他日常活动。

6.其他工作

(1)   负责学校外事宣传、英文网站维护与内容更新、相关信息的翻译、学校领导相关涉外文稿、信函的翻译工作;

(2)   负责完成上级主管机关和学校领导交办的其他临时性工作。

(四)档案室职责

档案室是学校办公室的下设机构,是全校档案工作归口管理部门,是学校的“两个基地”(永久保管学校档案的基地、爱校教育基地)、“一个中心”(科学研究和学校各方面工作利用档案史料的中心)。其主要职责如下:

1.      贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作。

2.      拟订学校档案工作的规章制度,并负责贯彻落实。

3.      负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料。

4.      编制检索工具,编研、出版档案史料,参与编修史、志、年鉴的工作,开发档案信息资源。

5.      组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

6.      开展档案的开放和利用工作。

7.      开展全校档案工作人员的业务培训。

8.      利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能。

9.      开展国内外档案学术研究和交流活动。


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