首页 >> 规章制度 >> 信息详情
广州华夏职业学院档案管理办法[1]
来源:   作者:   发布:2019-02-25 16:54:00  


一、总 

第一条 为了加强对学校档案的集中管理,促进档案管理工作的制度化、规范化和档案管理的科学化,有效地保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律法规和文件精神,结合我校实际,制订本办法。

第二条 本办法所指的学校档案,是指我校从事教学、科研、管理、社会服务等各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校工作的重要组成部分,也是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志。学校各部门应将档案工作列入本部门的议事日程,加强领导,将立卷归档工作列入本部门有关人员的职责范围,并作为检查、考核其工作业绩的重要依据。

二、体制、机构和任务

第四条 学校档案工作实行统一领导,分级管理。学校档案室,隶属学校办公室,学校档案工作由主管校办的校领导主管。学校档案室负责集中统一管理学校各类档案,接受上级档案行政管理部门和学校主管部门的领导及检查监督。业务上接受广东省档案局的指导、监督和检查。

第五条 档案室的基本任务

1.宣传、贯彻执行国家关于档案工作的政策法规和文件精神,综合规划全校档案工作。

2.组织制订并实施学校档案工作规章制度和业务规范,对各部门档案工作进行指导、监督、检查和考核。

3.开展学校档案工作人员的业务培训,建立和健全学校档案工作网络。

4.负责接收(征集)、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料,做好档案安全保密工作。

5.组织实施档案信息化建设,推动传统载体档案数字化和原生电子文件归档工作。

6.编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源。

7.开展档案的开放和利用工作,提供档案信息,为全校的各项工作服务。

8.参加档案学术研究和协作交流活动,开展档案宣传和教育活动。

9.完成学校领导交办的其他任务。

第六条  各立档单位的任务

1.认真执行档案管理的法律法规和学校档案工作的规章制度。

2.负责本部门文件材料的形成与积累、整理组卷、归档移交、保管利用等环节的工作,保证归档文件材料的原始性、完整性、准确性和系统性。

3.主动接受档案室的业务指导和督促检查,按归档时间向档案室移交档案。

4.做好安全保管保密工作,确保文件材料的安全。

5.督促做好本单位有关工作人员工作变动时,文件材料的交接工作。

第七条 学校各部门(各学院纳入教务处)负责人主管本部门的档案工作,指定一名兼职档案员,负责本部门档案的收集、整理和移交。

三、档案的收集与归档

第八条 建立和完善归档制度。做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。学校各部门在教学、科研、管理等各项活动中形成的、具有保存价值的文件材料,各职能部门都应按《广州华夏职业学院档案归档范围和保管期限表》的要求,做好本部门文件材料的积累、整理归档工作,并经本部门负责人审查合格后向档案室移交。

第九条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律,加以系统整理组卷、编排页码或件号、填写卷内目录,交本部门兼职档案员检查、装订后向学校档案室移交。

第十条  建立平时预立卷制度。在主管领导的指导下,各岗位工作人员平时应根据工作职能,设立归档“类目卷宗”,并随时将办理完毕的文件材料归入事先准备好的“类目”中,做好产生一件,收集一件,分类存放、保管有序。

第十一条 文件材料的归档范围

1.参照《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案管理办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令),学校各职能部门在其工作活动中形成的工作计划、工作总结、会议决定、纪要、决议;工作中的请示、报告、批复、通知、通报,各种上报材料,各类报表凭证、各种合同、协定、重大会议、重大事件、重要工作及教学、科研、基建、设备等工作中各阶段的材料,均属归档范围。

2.重复文件;无查考利用价值的事务性、临时性文件;仅供参阅、参考、征求意见,不需要办理的文件;未经会议讨论,未经领导审阅、签发的未生效文件;一般性文件的历次修改稿、为参考目的从各方面收集的文件材料、本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料等均属不归档范围。

第十二条  归档要求

1.归档的文件材料必须是原件,而对于没有原件的文件材料,必要时可采用副本或复印件等形式归档。

2.归档文件材料应质地优良,声像清晰,书绘工整,必须用钢笔书写(不得用圆珠笔、铅笔及红墨水笔),并留出装订线。

3.归档的文件材料,要按问题、时间或重要程度来整理,要注意文件的完整性,一个问题,一项工作,一次会议,一个案件形成的文件,要作为整体来组卷。

4.上报科研成果、验收基建工程以及精、贵、稀仪器设备(价值在5万元以上)开箱,有关部门应会同学校档案室对应归档的文件材料加以审查,凡归档材料不完整、不齐全的项目,学校将不予验收或上报成果。

5.归档时,要填写案卷移交目录一式两份,在学校档案室检查核实无误后,双方在移交目录上签字,一份随案卷移交档案室,一份由立卷单位存查,对不合要求的案卷,立卷人员应重新加工整理,方可归档。

6.归档份数:文件材料一般归档一份,重要或者使用频繁的可适当增加副本,学校发文文件归档两份原件。归档时,实行电子文件和纸质档案双套制归档模式。

第十三条  归档时间

1.党政部门,应当在次年5月底前归档。

2.教学部门,应当在次学年寒假前(11月)归档;学生学籍表等在该届学生毕业的次学年寒假前归档。

3.科研、基建、设备部门的项目材料,在项目完成后两个月内归档。

四、档案管理

第十四条 学校档案室接收档案必须履行手续,须按移交目录认真清点,交接双方签名盖章。

第十五条 档案室对接收的档案,根据上级的有关规定,划分为党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会等类别进行分类编号、排列和管理。 各类档案编号为:年度号+类别代号+案卷顺序号+保管期限。

第十六条 档案入库分年度,按编号从上到下,从左到右,依次排列,确保档案有序管理。并对归档档案须编制各种检索工具,并将档案数据存贮到计算机中。档案室定期对库存保管期满的档案进行鉴定,和有关部门组成鉴定小组,对到期的档案提出销毁或延长保管期限的意见,登记造册,经主管校领导批准后,方可存毁。

第十七条 严格执行档案库房管理制度和做好档案统计工作。做到帐物相符,对破损或载体变质的档案,要及时修补、复制、如有损失和损坏档案的问题,要查明原因,及时妥善处理。

五、档案的利用与公布

第十八条 档案室属开放范围的档案资料向本校的教职员工提供利用。因工作需要和有正当的理由,按规定办理有关手续,经批准可调阅属控制范围的档案。外单位人员需利用档案,应持介绍信和有效证件,经主管校领导批准。

第十九条 利用者均应按规定办理利用手续,在档案室利用。确需借出档案,须经档案室负责人同意,必要时须经校办主任批准。借出档案要妥善保管按时归还,属控制范围档案需公布或携带出境,按国家相关规定办理手续。

第二十条 保密档案的管理和利用,密级的变更和解密,必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。

六、附

第二十一条 本办法由学校档案室负责解释。

第二十二条 本办法自公布之日起执行。



[1] 华夏院﹝201159号,20111019日印发。2017515日修订,华夏院﹝201711


分享到:
打印此页】 【关闭此页
地址:广东省广州市从化城鳌大道东772号  邮编:510935  电话:020-87868991
版权:广州华夏职业学院  备案:粤ICP备12042111号