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广州华夏职业学院印章管理规定[1]
来源:   作者:   发布:2019-02-25 16:52:42  


为加强学校印章的管理,完善印章使用手续,维护印章的严肃性和安全性,明确印章的使用范围及使用程序,结合我校实际,制定本规定。

一、印章的范围

本规定所指的印章包括学校行政系统、党委系统、各职能部门及学院保管使用的所有印章。

二、学校印章的管理

(一)印章的刻制

校内各部门及学院因工作需要刻制印章,须提出刻章申请,部门负责人签署意见,报主管校领导审批同意后,交学校办公室综合科按照有关规定办理刻章手续。

(二)印章的启用

各部门印章正式启用前,需要在学校办公室存印鉴备案,经学校办公室同意后启用。未经留存印鉴备案的,一律禁止使用。

(三)印章的停用

有关部门如变更名称、隶属关系,印章保管人应在领用新印章时将原印章交回学校办公室综合科,以旧换新。收回的旧印章,根据情况予以封存或销毁。销毁的印章须经主管校领导审批,主管印章的人员监销。

(四)印章的保管

学校合同专用章由财务处负责保管,校工会印章由校工会保管,各职能部门和学院的印章分别由各职能部门和学院保管。其他印章由学校办公室负责保管,不得委托他人代管,印章管理人员要确保印章存放及使用安全,印章若遗失须立刻向学校办公室负责人和主管校领导报告。

(五)印章的使用要求

1.学校各部门(除财务处管理的现金收(付)讫章、转讫章、收费专用章、合同专用章以及人事处、教务处、工会、党委、团委等按规定可以对外的公章外)、学院的印章一般不对外,只能限于校内使用。印章管理人员用印前要审核申请人用印手续,手续完备方可用印。

2.学校和各部门、学院等各类印章原则上不能携出校外用印,因特殊情况需携带学校印章外出的,用印部门须填写《请章审批单》,并报主管校领导审批后方可借出。

3.印章管理员要做好《用章审批单》的保管归档工作,以备核查。

(六)印章使用的审批原则

1.若需加盖“广州华夏职业学院董事会”公章、“华夏教育集团”公章、“广东华夏教育集团”公章、“广州乐欣投资有限公司”公章,须经学校董事长批准方可用印,除非董事长特别授权。

2.若需加盖广州华夏职业学院”公章、“广州华夏职业学院”钢印、校长签字章,须经校长批准方可用印,除非校长特别授权。

3.若需加盖“中国共产党广州华夏职业学院委员会”公章、“中共广州华夏职业学院纪律检查委员会”公章须经学校党委书记批准方可用印

4.若需加盖广州华夏职业学院工会”公章,须经学校工会主席批准方可用印

5.若需加盖广州华夏职业学院各职能部门公章,须经主管该部门校领导批准方可用印,除非主管校长特别授权

6.若需加盖广州华夏职业学院各学院公章,须经该学院院长批准方可用印

三、各部门印章的管理

(一)学校办公室保管的印章管理

1.学校办公室保管印章的种类有:“广州华夏职业学院董事会”公章、“华夏教育集团”公章、“广东华夏教育集团”公章、“广州乐欣投资有限公司”公章、“广州华夏职业学院”公章、“广州华夏职业学院”钢印、“广州华夏职业学院办公室”公章,校长签字章等。

2.学校公章用印审批流程

 


学校公章用印审批流程

3.学校办公室保管的印章之使用细则

1)公文类

以学校行政及党委名义对外或下发的公文,要有拟稿人签名、主管校领导签发的《广州华夏职业学院发文审批表》及拟文稿,方可用印。

2)合同、协议及上报的文件

以学校名义对外签订的所有合同或协议,必须按照《广州华夏职业学院合同专用章使用管理办法》执行,实行专项单列管理。

以学校名义上报的文件(主要指处理收文过程中形成的上报文件),申请部门要依照“印章的使用原则”报请主管校领导或董事会领导审核同意后方可用印。

3)介绍信、证明类

教职工因外出联系工作或因私出国等需开具公务证明、介绍信,一般由其所在单位办理,并盖本院或有关部门公章。如需使用学校公章,须填写《用章审批单》,并经主管校领导同意后报校长批准方可用印。

教职工办理一般身份证明、收入证明的,一般由本人准备好材料后交人事处审核并经主管校领导同意后盖章。如需使用学校公章,须填写《用章审批单》,报人事处审核并经主管校领导同意后,报校长批准方可用印。

学生开具在读证明或介绍信等材料,由学生所在学院填写《用章审批单》,报学生处审核并报主管校领导同意后方可用印。

任何情况不得开具空白介绍信及证明。

4)证书、聘书类

以学校名义颁发的奖状、聘书、证书等,凭校务会会议纪要或学校领导签发的文件为依据方可用印。如无依据的,申请部门须填写《用章审批单》,并经主管校领导同意后,报校长批准方可用印;重大事宜(如聘请名誉校长、顾问等),需经董事长同意后方可用印。

以学校名义发出的毕业(结业、进修)证书、肄业证书必须经教务处、学生处以及学生所在学院审核加盖公章后,连同学生名册一并送交学校办公室,经审核无误后,报校长批准方可用印,学生名册分别留存学校办公室和教务处。

凡本校颁发的学生证(含补办学生证件)等的用印,须经学生处和学生所在学院核查准确并加盖公章后,报校长批准方可用印,学生名册一并送交教务处、学生处和学校办公室存档。

学习成绩单由教务处审查,经主管校领导同意后加盖教务处印章,报校长批准方可加盖学校公章。

学校钢印限于有关证书原件照片用印,不能作为文件、介绍信及其它凭证的有效标志,使用学校钢印须经校长批准方可用印。

加盖校长签名章,须由申请部门填报申请表,经主管校领导批准,报校长同意后方可用印。

5)部门日常报表、材料等

各部门经常性业务报表、申报材料、常规上报材料等需加盖学校公章时,须经部门负责人、主管校领导同意后方可用印。

6)其他材料

以上未包括的,但需用印的材料,印章管理员根据实际情况并依照“印章的使用原则”,经主管校领导审核同意后方可用印。

各部门、各师生员工使用校级印章,须遵照 “印章使用流程”,填写《用章申请单》,并严格依照“印章的使用原则”, 和“印章的使用要求”办妥完备手续后方可用印。

(二)财务处保管的印章管理

1.财务处保管的印章种类

财务处保管的印章包括:财务处公章、合同专用章、现金收(付)讫章、转讫章、收费专用章。

2.财务处公章的管理办法

财务处公章主要用于财务处发文,以及代表财务处办理一些不涉及资金的对外交往与联系事宜,如办理会计证、会计人员档案、内部证明材料等。该印章由财务处专人管理,加盖此章要进行登记,并承担因保管不善、用于非正常业务或随意加盖等而给学校造成损失的责任。

3.合同专用章的管理办法

1)合同专用章由学校财务处专人管理,学校合同专用章使用前,财务处须录入相关印章使用信息。

2)学校因业务活动需要对外签订合同或协议时,须由学校法人代表或法人代表授权人在合同或协议留存原件书面上签字,并报主管财务副校长同意后,方可使用合同专用章。

3)合同或协议正本一式两份,副本根据实际需要确定份数,以合同或协议中明确的数量为准。正本、副本均需加盖骑缝章,采取学校和对方单位先后盖章的步骤进行。

4)合同或协议签署盖章后,牵头部门或单位应将其正本原件,以及整理好的相关资料,送财务处归档管理。

5)对于已经加盖印章的合同或协议书需要重新盖章时,相关单位或部门应将先前盖过印章的原件全部交回财务处,重新办理用印程序。

6)负责管理合同专用章的人员因事请假或休假时,应提前请示法人代表或主管财务副校长,由法人代表或主管财务副校长指定印章管理人。其请示获准后,要认真做好印章交接工作,并做好交接记录。

7)如因印章管理不善造成严重影响和重大经济损失(即人民币五千元以上)等情况,产生的一切后果和责任,将由相关责任人及负责人承担。

4. 现金收(付)讫章是用于现金收、付行为完成后在现金收(付)凭证上加盖的专用章,以避免重收、重付或漏收、漏付。

5. 转讫章由财务处长授权主管会计来管理,主要用于办理转账业务。

6. 收费专用章由负责收费业务的人员来管理,主要用于办理学生收费业务时在《收费缴款单》等收费票据上加盖此章,以证明款项已收妥、交费过程已经完成、收费票据产生效力。

(三)各学院、部、处、室(中心)保管的印章管理

1.各学院、部、处、室(中心)不得私刻公章或专用章,确因工作需要须提出申请,经部门负责人签署意见,呈报主管校领导审核同意后,由学校办公室根据有关规定办理刻制手续。

2.印章的启用、停用和用章等应严格按《广州华夏职业学院印章管理规定》(以下简称:本规定)执行。

3.各学院、部、处、室(中心)印章必须指定坚持原则,办事公正,工作认真负责,纪律性强的人员管理,专人专管,不得委托他人代存代管。管理人员临时外出时,可将印章交所在单位主要负责人代管。

4.监印人必须亲自用印,用印前须按本规定审查用印文件的内容、格式、程序,无误后方可用印。

5.各学院、部、处、室(中心)印章的使用须严格依照本规定履行申请、审批、登记手续,防止丢失和滥用。

6.未经部门负责人同意,印章不得在办公室以外的地点存放或使用。

(四)党委保管的印章管理

1.党委办公室保管的印章

党委办公室保管的印章有:“中国共产党广州华夏职业学院委员会”公章、“中共广州华夏职业学院纪律检查委员会”公章、“中国共产党广州华夏职业学院委员会办公室”公章。党委办公室保管的印章参照学校办公室印章管理的使用办法执行。

2.党委系统各部门(含组织部、宣传部、武装部、团委)印章的使用和管理办法参照学校行政和各学院、部、处、室(中心)印章的使用和管理办法执行。

四、有关责任

1.对于未经学校批准私刻印章的,学校将追究相关责任人的行政责任,对因此造成损失的,学校将追究其经济责任,涉嫌违法犯罪的,将送交司法机关处理。

2.对于使用伪造印章、弄虚作假骗用印章,监印人不按照规定用印、保管不善造成印章丢失的,学校视情节和后果轻重给予责任人警告直至开除的处分,涉嫌违法犯罪的,将送交司法机关处理。

3.对违反本规定,影响学校正常管理工作,给学校造成经济损失或名誉损害的,学校不仅给予当事人、监印人警告直至开除处分,同时要追究持印部门负责人相关责任。

五、附则

1.本规定由校办负责解释。

2.本规定自颁布之日起执行。



[1] 华夏院办字﹝20143号,2014924日印发。2017515日修订,华夏院办字﹝20176


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